Devez-vous payer pour Dropbox ou utiliser sa version gratuite ? Si les différences de stockage entre les versions gratuite et payante de ce service de stockage en nuage populaire ne vous convainquent pas, il existe de nombreuses fonctionnalités utiles—certaines ajoutées récemment en juin—qui pourraient faire pencher la balance.
Pour un usage de base, la version gratuite de Dropbox vous offre 2 Go d’espace de stockage, qui se synchronise sur un maximum de trois appareils, ainsi qu’un accès au module (relativement nouveau) Dropbox Paper pour la collaboration. Bien sûr, ce n’est pas beaucoup de stockage si vous prévoyez d’utiliser le service pour archiver des tonnes de fichiers, photos ou vidéos.
Payer un tarif mensuel pour Dropbox vous permet d’accéder à plus de stockage et de fonctionnalités. Pour 12 $ par mois, le niveau de service Plus vous offre 2 To de stockage ainsi que quelques autres fonctionnalités précieuses, comme l’accès à Smart Sync et la possibilité d’effacer à distance vos appareils. Payer 20 $ par mois vous propulse vers le plan Professionnel : 3 To de stockage, accès à Dropbox Showcase (voir ci-dessous) et encore plus d’options de collaboration.
C’est l’aperçu, du moins. Dans ce guide, nous allons examiner en profondeur les fonctionnalités les plus remarquables de Dropbox pour vous aider à décider si vous devriez envisager de débourser un tarif mensuel—même pour le niveau le plus cher—pour ce qu’il offre.
Application de bureau
Toutes les versions de Dropbox, y compris la version gratuite, ont accès à l’application de bureau : vous bénéficierez des mêmes fonctionnalités de synchronisation de fichiers de base que vous payez pour Dropbox ou non.
Après avoir créé un compte Dropbox, vous voudrez télécharger la version de bureau du logiciel. Cela créera un dossier sur votre ordinateur nommé « Dropbox » et placera une icône Dropbox dans votre barre de menu si vous êtes utilisateur de Mac ou dans votre zone de notification si vous utilisez Windows.
Une fois le dossier créé, tout fichier que vous y ajoutez se synchronisera automatiquement avec le cloud Dropbox. Si vous voulez que tous vos documents se synchronisent, par exemple, ce serait une bonne idée de faire glisser ce dossier dans le dossier Dropbox pour garder une sauvegarde continue. Dropbox fonctionne toujours en arrière-plan pour s’assurer que les modifications les plus récentes sont synchronisées avec le cloud tant que vous êtes en ligne, et si vous n’avez pas de connexion Internet, il se synchronisera dès que vous vous reconnecterez.
Synchronisation sélective et synchronisation intelligente
Vous avez deux options pour maintenir la synchronisation entre les fichiers sur votre ordinateur et les fichiers dans votre compte Dropbox. Tous les comptes Dropbox—y compris la version gratuite—sont dotés de la synchronisation sélective, qui vous permet de désigner certains fichiers qui ne seront stockés que dans le cloud, et non sur votre ordinateur local. Mettre en place cette fonctionnalité peut vous permettre de libérer de l’espace disque, mais vous ne pourrez plus voir les fichiers sur votre ordinateur et devrez vous connecter à l’application Dropbox pour y accéder.
Si vous adhérez au service à l’un des niveaux d’adhésion supérieurs, Plus ou Professionnel, la synchronisation intelligente vous permettra de choisir quels fichiers supprimer de votre ordinateur et stocker uniquement dans le cloud, mais vous pourrez toujours les voir et y accéder depuis votre dossier Dropbox de bureau.
Pour activer l’un ou l’autre service, cliquez sur l’icône Dropbox sur votre ordinateur, choisissez les trois points du menu dans le coin supérieur droit, cliquez sur préférences et choisissez l’option de synchronisation. Vous verrez des zones pour configurer soit la synchronisation sélective soit la synchronisation intelligente en fonction de votre abonnement.
Permissions, actions rapides et retour en arrière
Un clic droit sur un dossier ou un fichier dans votre dossier Dropbox de bureau ouvrira un menu d’actions rapides qui vous permettra de partager des fichiers par email, de copier le lien vers le fichier sur le serveur Dropbox, de suivre un lien vers le fichier sur le web, et de configurer vos permissions de synchronisation intelligente si vous disposez de ce niveau d’adhésion.
Le menu d’actions rapides vous permettra également d’activer la fonctionnalité « retour en arrière » si vous avez soit l’abonnement Plus ou Professionnel, ce qui vous permet d’accéder à une version antérieure d’un fichier. Les membres Plus peuvent revenir à n’importe quelle version des 30 derniers jours, tandis que les membres Premium peuvent accéder à des fichiers datant de 180 jours.
Cliquez sur « partager » pour ouvrir une fenêtre qui vous permettra de saisir l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez envoyer le fichier, et cela vous permet également de choisir les permissions du fichier. Choisissez « Peut modifier », et le dossier ou les fichiers peuvent être modifiés, supprimés, ajoutés à un autre dossier Dropbox ou téléchargés par quiconque avec qui vous les partagez. Si vous partagez les fichiers avec un autre utilisateur de Dropbox, il pourra également commenter le fichier.
Choisissez « Peut voir » et les fonctions d’édition et de suppression seront bloquées, tout comme la possibilité d’ajouter le fichier à un autre dossier Dropbox.
Vous pouvez également accéder aux permissions et aux options de retour en arrière via le site Web de Dropbox. Pour ce faire, trouvez le dossier qui vous intéresse et choisissez le bouton « partager » qui apparaît après que vous l’avez survolé. Utilisez le menu déroulant pour choisir les permissions appropriées. Pour activer la fonction retour en arrière aux niveaux Plus et Premium, cliquez sur les trois points à droite du bouton de partage et choisissez cette option dans le menu déroulant. Ce menu vous permet également de télécharger le fichier, de l’étoiler (pour le marquer comme important), ou de le renommer, déplacer, copier ou supprimer.
Intégrations
Lorsque vous survolez un fichier dans votre interface Web Dropbox, vous verrez également une option de menu supplémentaire appelée « Ouvrir avec ». Cela vous permet d’ouvrir votre document sur diverses plateformes grâce à certaines intégrations tierces avec Dropbox. Vous pouvez ouvrir des documents avec un éditeur de bureau comme Pages ou Word, des programmes en ligne comme Google Docs ou Microsoft Word en ligne ou vous pouvez l’envoyer par Gmail. Vous pouvez également utiliser des programmes comme HelloSign, Adobe Sign ou DocuSign pour envoyer votre document pour signature ou HelloFax pour l’envoyer par fax. Ces fonctionnalités sont disponibles à tous les niveaux de Dropbox, y compris la version gratuite.
Commentaires
Lorsque vous ouvrez un fichier dans votre compte Dropbox, vous, ainsi que tout autre utilisateur de Dropbox auquel vous avez accordé l’accès, pouvez poster des commentaires. Pour ce faire, ouvrez le fichier et sélectionnez le texte sur lequel vous souhaitez commenter ou écrivez un commentaire général dans la case à droite de l’écran. Si vous souhaitez adresser votre commentaire à une personne en particulier, utilisez simplement le symbole « @ » et commencez à taper un nom. Si vous avez accordé l’accès, le nom apparaîtra et pourra être sélectionné.
Une fois qu’un commentaire a été adressé, cliquez sur le bouton « Résoudre » dans le coin supérieur droit de la case pour le supprimer. Alternativement, vous pouvez répondre au commentaire dans la même case. Cette fonctionnalité est également disponible à tous les niveaux d’un abonnement Dropbox, y compris la version gratuite.
Paper
Dans le cadre de la nouvelle version de Dropbox, une fonctionnalité appelée « Paper » est désormais incluse—et est disponible avec la version gratuite du logiciel ainsi qu’avec tous les autres niveaux d’abonnement. Elle peut être accessible dans la colonne de gauche de l’écran d’accueil en ligne ou via le menu dans l’application mobile.
Paper est essentiellement un espace de travail où plusieurs personnes peuvent collaborer et ajouter du texte, des images, de la musique et d’autres fichiers. Pour commencer, soit cliquez sur le bouton « Afficher les modèles » sur l’écran principal de Paper et choisissez un modèle de brainstorming, de notes de réunion ou de plan de projet, soit créez votre propre modèle.
Ensuite, choisissez les membres que vous souhaitez ajouter au document en cliquant sur le bouton bleu « Inviter » en haut de l’écran. Vous pouvez ajouter des fichiers en utilisant une sélection provenant de la barre de menu noire qui apparaît lorsque vous cliquez dans n’importe quel champ du modèle. À partir de ce menu, vous pouvez choisir d’ajouter des images ; des fichiers multimédias d’applications telles que YouTube, Pinterest, Spotify, Trello et plus ; des fichiers de Dropbox ; des tableaux ; des chronologies ; des listes de tâches et plus.
Une fois que vous avez créé un document Paper, vous pouvez le publier en cliquant sur le lien en haut de la page.
Mode hors ligne mobile
La version mobile de Dropbox est conçue pour vous permettre de voir les fichiers que vous avez synchronisés dans le cloud, mais ces fichiers ne sont pas automatiquement téléchargés sur votre téléphone. Cependant, vous pouvez toujours cliquer sur l’icône de menu à trois points soit à côté d’un fichier dans une liste (soit une fois à l’intérieur d’un fichier) pour activer l’option qui vous donnera accès lorsque vous êtes hors ligne. Cette fonctionnalité est disponible dans toutes les versions de Dropbox.
Demande de fichiers
Une autre fonctionnalité disponible dans les versions gratuite et payante de Dropbox est la possibilité de demander de gros fichiers à d’autres personnes. Pour demander un fichier à quelqu’un, choisissez d’abord « Fichiers » dans le menu de gauche de l’écran principal, puis choisissez l’option « Demande de fichiers ». Cliquez sur « Créer une demande de fichiers » et suivez les étapes pour configurer le dossier qui recevra les fichiers. À la fin du processus, vous recevrez un lien à envoyer à toute personne dont vous aimeriez demander le transfert.
Vitrine
Une option qui est réservée exclusivement aux abonnés de niveau Professionnel est Dropbox Showcase. Cette fonctionnalité est un peu comme obtenir une page Web instantanée que vous pouvez partager avec des clients ou des collaborateurs. Elle a une interface simple de glisser-déposer qui vous permet d’ajouter votre logo ainsi que des photos, vidéos et animations dans un format agréable à l’œil. Les fichiers peuvent être téléchargés depuis Dropbox ou votre propre appareil.
Effacement à distance
Une autre fonctionnalité réservée uniquement aux membres Plus et Premium est l’effacement à distance de Dropbox. Cela signifie que si vous perdez un appareil contenant des fichiers Dropbox, vous pouvez vous connecter au site Web de Dropbox et supprimer l’application afin qu’aucun utilisateur non autorisé ne puisse y accéder. Dropbox effacera les fichiers lors de la prochaine connexion de l’appareil à Internet.
Devez-vous payer pour Dropbox ?
Cela dépend de vos besoins. Si vous cherchez simplement un stockage en ligne qui se synchronise sur vos appareils, vous pourriez être mieux loti avec un service gratuit tel que Google Drive, qui vous offre 15 Go de stockage sans frais ; pCloud, qui propose 10 Go gratuits ; ou Sync.com, qui offre 5 Go. Tous ces services surpassent également Dropbox en termes de stockage payant. Google Drive vous donnera 100 Go de stockage pour 1,99 $ par mois (ou 19,99 $ par an) ; pCloud propose 500 Go pour 3,99 $ par mois (ou 47,88 $ par an) ; et Sync.com offre 500 Go pour 4,08 $ par mois ou 2 To pour 8 $ par mois.
Ces services battent tous Dropbox pour leurs rapports prix/stockage et rivalisent bien sur une base fonctionnalité à fonctionnalité. Donc, à moins que vous n’ayez besoin de faire une collaboration intensive avec Paper ou de créer des présentations attrayantes de votre travail avec Showcase, nous vous recommandons d’essayer l’un d’eux jusqu’à ce que les prix de Dropbox deviennent plus compétitifs. Ses fonctionnalités sont agréables pour les abonnés, mais elles ne justifient probablement pas de payer un prix plus élevé pour moins de stockage.
